Privacyverklaring

Reynaers Aluminium vindt uw privacy belangrijk en neemt daarom gepaste maatregelen om uw privacy te beschermen in overeenstemming met de EU-verordening inzake de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (ook bekend als “Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “AVG”). Met deze privacyverklaring (“Verklaring”) wenst Reynaers Aluminium u te informeren over het verzamelen, gebruiken en beschermen van uw persoonsgegevens wanneer u:

1. Onze websites gebruikt of interactie met ons hebt via onze websites;
2. Met ons communiceert via e-mail, telefoon, sociale media, VOIP of andere digitale communicatiekanalen;
3. Zich abonneert op onze nieuwsbrieven, promotionele communicatie of ander marketingmateriaal en deze ontvangt;
4. Ons ontmoet op beurzen, conferenties en soortgelijke evenementen;
5. Een van onze klanten of leveranciers bent of vertegenwoordigt

Als u meer wilt weten over de manier waarop wij cookies en soortgelijke traceertechnologieën gebruiken, verwijzen wij u vriendelijk naar onze cookieverklaring.



Wij kunnen deze Verklaring periodiek en naar eigen goeddunken wijzigen. Wanneer wij dat doen, zullen wij u een bijgewerkte versie ter beschikking stellen via onze websites. Als een dergelijke wijziging betrekking heeft op een verwerkingsactiviteit waarvoor wij uw toestemming hebben gevraagd, zal u opnieuw om toestemming worden gevraagd met de bijgewerkte versie van deze Verklaring. Wij wijzen u erop dat onze websites links kunnen bevatten naar andere sites en diensten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken, privacyverklaringen, of inhoud met betrekking tot deze andere sites.

Reynaers Aluminium NV, een vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Oude Liersebaan 266, 2570 Duffel, België en ingeschreven in het RPR/RPM Antwerpen, afdeling Antwerpen onder registratienummer (btw) (BE)0437.278.077, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals hierin beschreven.



Als u vragen hebt over de inhoud van deze Verklaring of de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt zoals hierin beschreven, kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar privacy@reynaers.com.

Wanneer u onze website bezoekt, een contactformulier invult of anderszins interactie hebt met een van onze websites, zullen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• Elektronische communicatiegegevens (bv. IP-adres, browsertype en besturingssysteem, tijdzone-instellingen, timestamps enzovoort)
• Contactgegevens en alle andere informatie die u met ons deelt via de websites (bv. namen, e-mailadressen, professionele informatie enzovoort)

Wij verwerken deze persoonsgegevens om u in staat te stellen onze websites op een veilige en beveiligde manier te gebruiken, waarvoor wij ons baseren op ons gerechtvaardigd belang om onze websites ter beschikking te stellen van het publiek. Persoonsgegevens met betrekking tot uw websitebezoek bewaren we voor de duur van uw bezoek tot 36 maanden daarna, onverminderd andere bewaartermijnen die in de cookiemelding zijn bepaald.



Wij verzamelen deze persoonsgegevens ook voor statistische doeleinden en om onze websites te verbeteren. Voor deze doeleinden baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om onze websites, de daarop verspreide inhoud en ons product- en dienstenaanbod voortdurend te kunnen verbeteren. Persoonsgegevens die in statistieken worden samengevoegd, worden geanonimiseerd en voor onbepaalde tijd bewaard.



Wij verwerken de informatie die u op onze websites achterlaat om te reageren op uw vragen en om u de functionaliteiten te bieden waarvoor u interactie met de websites had. Voor deze beide doeleinden baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om interacties te kunnen hebben met onze websitebezoekers en om hen de functionaliteiten te kunnen bieden die zij wensen te gebruiken. Persoonsgegevens die u op onze websites achterlaat, worden zo lang bewaard als nodig is om op uw vraag te reageren of om u de functionaliteit te bieden. Als uw vraag deel wordt van onze lopende zakenrelatie, zullen wij deze bewaren zolang u onze klant bent en tot vijf jaar daarna.



Wij delen uw persoonsgegevens met onze IT-leveranciers, leveranciers van marketingdiensten en bedrijven die lid zijn van onze groep.

Wanneer u met ons communiceert via e-mail, telefoon, sociale media, VOIP of andere digitale communicatiekanalen, zullen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• Elektronische communicatiegegevens (bv. IP-adressen, gegevens met betrekking tot het communicatiemiddel dat u gebruikt enzovoort.)
• Contactgegevens (bv. uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, aliassen van contactpersonen enzovoort)
• De inhoud van uw communicatie (bv. een e-mailbericht, een bericht dat via sociale media is verzonden en dat ook beperkte profielgegevens kan bevatten, een samenvatting van een telefoongesprek enzovoort)
• Gegevens met betrekking tot de persoon bij ons met wie u communiceert
• Professionele informatie (bv. het bedrijf waar u werkt en uw functie)

Wij verwerken deze persoonsgegevens om met u te communiceren en te reageren op de vragen of opmerkingen die u ons toestuurt, voor het normale beheer van de klantenrelatie, en om de werking van onze klantenservice, onze producten, diensten en processen te verbeteren. Wij baseren ons op ons gerechtvaardigd belang om met anderen te communiceren als onderdeel van onze normale dagelijkse bedrijfsvoering en om onze manier van werken voortdurend te verbeteren. U begrijpt dat wij uw vragen niet zouden kunnen beantwoorden of niet met u zouden kunnen communiceren als wij deze persoonsgegevens niet zouden mogen verwerken. Wij bewaren deze persoonsgegevens zo lang als nodig is om de vraag of opmerking te behandelen en daarna nog maximaal een jaar.



Wij zullen uw persoonsgegevens delen met onze marketing-, IT- en communicatiedienstverleners en met andere bedrijven van onze groep.

Wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrieven, promotionele communicatie of ander marketingmateriaal en deze ontvangt, zullen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• Contactgegevens (bijvoorbeeld uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, aliassen van contactpersonen enzovoort)
• Communicatievoorkeuren (bv. welk type marketingmateriaal u wenst te ontvangen)
• Professionele informatie (bv. het bedrijf waar u werkt en uw functie)

Wij verwerken deze persoonsgegevens om u onze nieuwsbrieven, promotionele communicatie of ander marketingmateriaal toe te zenden en wij zullen dit alleen doen met uw uitdrukkelijke toestemming, die u op elk ogenblik kunt intrekken. Wij bewaren uw persoonsgegevens tot het moment waarop u uw toestemming intrekt. Als u echter een bestaande klant bent of vertegenwoordigt, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om u ons marketingmateriaal te kunnen toesturen met betrekking tot de producten en diensten die u eerder bij ons hebt besteld. U kunt zich op elk ogenblik afmelden voor onze marketingcommunicatie. Uw persoonsgegevens zullen in dit geval worden bewaard zolang u een klant bent of vertegenwoordigt en tot vijf jaar daarna.



Wij zullen uw persoonsgegevens delen met onze marketing-, IT- en communicatiedienstverleners en met andere bedrijven van onze groep.

Als u een van onze vertegenwoordigers ontmoet op een beurs, conferentie of ander evenement of als u deelneemt aan een evenement dat wij hebben georganiseerd, zullen wij de volgende informatie verzamelen:

• Contactgegevens (bv. uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, aliassen van contactpersonen, andere informatie vermeld op een inschrijvingsformulier of visitekaartje enzovoort)
• De persoon bij ons die u hebt ontmoet
• De interacties die u met ons hebt tijdens een dergelijk evenement (bv. in een achteraf opgesteld overzicht)
• Communicatievoorkeuren (bv. welk type marketingmateriaal u wenst te ontvangen)
• Professionele informatie (bv. het bedrijf waar u voor werkt en uw functie)
• Uw foto

Deze persoonsgegevens worden verzameld om zakelijke relaties aan te gaan en te onderhouden en om met succes te kunnen deelnemen aan beurzen, conferenties of soortgelijke evenementen waarvoor wij ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang om aanwezig te zijn of dergelijke beurzen, conferenties of evenementen te organiseren en u daarvoor uit te nodigen. Wij bewaren uw persoonsgegevens tot wij hebben vastgesteld dat u voor ons niet langer van commercieel belang bent of, wanneer u een klant wordt of vertegenwoordigt, tot uw commerciële relatie met ons eindigt en tot vijf jaar daarna.



Als wij een foto van u zouden willen maken, specifiek om deze te publiceren op een of meer van onze communicatiekanalen, zullen wij dit enkel doen met uw uitdrukkelijke toestemming, die u op elk ogenblik kunt intrekken. Wij zullen uw persoonsgegevens bewaren tot het moment waarop u uw toestemming intrekt.



Als wij uw contactgegevens willen gebruiken om u marketingmateriaal toe te zenden en u nog geen bestaande klant bent, zullen wij dit alleen doen met uw uitdrukkelijke toestemming, die u eveneens op elk moment kunt intrekken. Wij zullen uw persoonsgegevens bewaren tot het moment waarop u uw toestemming intrekt.



Uw persoonsgegevens worden gedeeld met dienstverleners die ons helpen bij het organiseren en onderhouden van dergelijke evenementen, met onze IT-dienstverleners, met de fotograaf die uw foto maakt, met dienstverleners die onze communicatiekanalen beheren en/of onderhouden en met andere bedrijven van onze groep.

Wanneer u solliciteert voor een van onze vacatures, verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:

• uw naam, functie;
• uw contactgegevens;
• werkervaring;
• opleiding en academisch curriculum;
• uw foto;
• aantekeningen tijdens sollicitatiegesprekken;
• alle andere informatie die u in uw cv en ondersteunende documenten wilt opnemen.

In principe wordt niet van u verwacht dat u ons gegevens verstrekt met betrekking tot uw gezondheid of andere soortgelijke gevoelige informatie, zoals politieke gezindheid, etniciteit, ras, seksuele voorkeur, lidmaatschap van een vakbond, religieuze of filosofische overtuigingen, genetische of biometrische gegevens. Als u ons niettemin dergelijke informatie verstrekt, stemt u er uitdrukkelijk mee in dat wij dergelijke gegevens ontvangen.



Als u rechtstreeks bij ons solliciteert via LinkedIn, StepStone of soortgelijke onlineplatforms, zijn deze platforms in eerste instantie verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens. Voor meer informatie over hoe deze platforms uw persoonsgegevens verwerken, verwijzen wij u naar de privacyverklaringen van deze platforms. Wij zijn echter niet medeverantwoordelijk met deze platforms, gezien de verschillende doeleinden van de verwerking.



Als u solliciteert via een wervingsbureau, is het wervingsbureau in eerste instantie verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens tot wij uw persoonsgegevens ontvangen voor de beoordeling van uw sollicitatie. Voor meer informatie over hoe het wervingsbureau uw persoonsgegevens verwerkt, verwijzen wij u naar de privacyverklaring van het wervingsbureau in kwestie. Wij zijn echter niet medeverantwoordelijk met het wervingsbureau, gezien de verschillende doeleinden van de verwerking.



Wij verwerken deze persoonsgegevens om uw sollicitatie te kunnen beoordelen. Deze verwerking is noodzakelijk om een eventuele arbeidsovereenkomst met u tot stand te brengen. U begrijpt dat wij uw sollicitatie niet in overweging zouden kunnen nemen als wij deze persoonsgegevens niet zouden mogen verwerken. Als u aan het einde van de sollicitatieprocedure niet wordt weerhouden, maar wij uw profiel willen bewaren voor toekomstige mogelijkheden, zullen wij u om uw uitdrukkelijke toestemming vragen. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken.



Wij verwerken uw persoonsgegevens ook om ons wervingsproces in kaart te brengen en te verbeteren, waarvoor wij ons baseren op het gerechtvaardigd belang om onze processen te verbeteren.



Van de kandidaten die via een wervingsbureau zijn aangemeld, bewaren wij de persoonsgegevens ten minste twaalf (12) maanden.



Van alle kandidaten die zijn uitgenodigd voor een gesprek bewaren wij de persoonsgegevens tot een jaar na de eerste sollicitatie. Dit doen wij om uw eerdere sollicitatiegesprekken te kunnen bekijken voor het geval u op een later tijdstip opnieuw bij ons solliciteert.



Als u ons toestemming hebt gegeven om uw gegevens te bewaren voor toekomstige mogelijkheden, zullen wij deze gegevens bewaren tot u uw toestemming intrekt. De persoonsgegevens die wij verzamelen wanneer u solliciteert voor een van onze vacatures worden gedeeld met de volgende partijen:

• uzelf
• IT-dienstverleners;
• HR-dienstverleners;
• andere bedrijven van onze groep;
• De overheid wanneer wettelijk verplicht.

Wanneer u een van onze leveranciers of klanten bent of vertegenwoordigt, verzamelen en verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Contactgegevens (bv. uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, aliassen van contactpersonen enzovoort)
• De interacties die u met ons hebt (bv. eventuele zakelijke communicatie)
• Gegevens met betrekking tot uw bestellingen, diensten en/of producten
• Professionele informatie (bv. het bedrijf waarvoor u werkt en uw functie)

Wij verwerken deze persoonsgegevens om:

• de follow-up van het contract te kunnen uitvoeren;
• de bestel- en facturatieprocessen te voltooien;
• onze klant- en leveranciersrelaties te beheren.

Wij beroepen ons op ons gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens te kunnen verwerken in het kader van het normale relatiebeheer. Als u een enige contractant bent, beroepen wij ons op de noodzaak om deze persoonsgegevens te verwerken voor de uitvoering van ons contract met u. U begrijpt dat wij het contract dat wij met u of uw werkgever hebben, niet zouden kunnen uitvoeren als wij deze persoonsgegevens niet zouden mogen verwerken. De bovengenoemde persoonsgegevens zullen in identificeerbare vorm worden bewaard gedurende tien (10) jaar nadat onze relatie met u of uw werkgever/cliënt is beëindigd, tenzij wij eerder bericht ontvangen van uw werkgever/cliënt dat u van functie bent veranderd of niet langer in dienst/aangesteld bent bij deze werkgever/cliënt.



Uw persoonsgegevens zullen worden gedeeld met:

• IT-dienstverleners;
• incassobureaus, deurwaarders en juridische dienstverleners in geval van niet-betaling of problemen
• accountants, bedrijfsrevisoren, professionele dienstverleners, banken en betalingsinstellingen;
• andere bedrijven van onze groep.

i) Wettelijke verplichtingen en legitieme verzoeken

Wij verwerken uw persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en om te voldoen aan een legitiem verzoek van bevoegde ambtenaren of vertegenwoordigers van politie, justitie, overheidsorganen of -instanties, waaronder gegevensbeschermingsautoriteiten, waarvoor wij ons beroepen op onze wettelijke verplichtingen. Uw persoonsgegevens worden zo lang bewaard als nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.



Uw persoonsgegevens worden gedeeld met de bevoegde ambtenaren of vertegenwoordigers van de politie, gerechtelijke autoriteiten, overheidsorganen of -instanties aan wie wij op grond van onze wettelijke verplichting verplicht zijn de persoonsgegevens te verstrekken.

ii) Fusies en overnames

Wij verwerken uw persoonsgegevens om bedrijfstransacties voor te bereiden en uit te voeren, zoals fusies, overnames of splitsingen, waarvoor wij ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang om dergelijke transacties aan te gaan. U begrijpt dat bij dergelijke zakelijke transacties de identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking kan veranderen. Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om de bij de transactie betrokken partijen naar behoren te informeren en zo lang als nodig is om verdere verwerking door de overnemende partij na de transactie mogelijk te maken.



De persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken wanneer wij een zakelijke transactie voorbereiden of uitvoeren, worden gedeeld met de volgende partijen:

• IT-dienstverleners;
• de partijen die betrokken zijn bij de voorbereiding en uitvoering van de transactie;
• juridische en professionele dienstverleners, zoals advocaten en zakenbanken, die de partijen bijstaan;
• overheidsinstanties die over de transactie moeten worden geïnformeerd;
• andere bedrijven van onze groep die direct of indirect bij de transactie betrokken zijn.

iii) Verdediging in geschillen en procedures

Wij verwerken uw persoonsgegevens om ons te verdedigen in geschillen en gerechtelijke of andere procedures, om bewijsmateriaal te verzamelen en onze verdediging voor te bereiden, waarvoor wij ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang om ons in dergelijke omstandigheden te kunnen verdedigen. Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is in het licht van een op handen zijnde of lopende procedure en tot alle beroeps- en verjaringstermijnen zijn verstreken.
De persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken bij de voorbereiding en uitvoering van onze verdediging worden gedeeld met de volgende partijen:

• IT-dienstverleners;
• deskundigen en juristen;
• juridische en professionele dienstverleners, met inbegrip van advocaten en gerechtsdeurwaarders;
• gerechtelijke autoriteiten of administraties die op de hoogte moeten worden gebracht van het geschil of de procedure;
• andere bedrijven van onze groep die direct of indirect bij het geschil of de procedure betrokken zijn.

In principe geven wij uw persoonsgegevens niet door aan andere landen buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer een dergelijke overdracht noodzakelijk zou zijn voor een of meer van de hierin genoemde verwerkingsdoeleinden, zullen wij de nodige waarborgen inbouwen, zoals overeenkomsten op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Recht op toegang - U hebt het recht om toegang te vragen tot alle persoonsgegevens die wij met betrekking tot u hebben verwerkt. Opdat wij dit verzoek kunnen inwilligen, moet u uitleggen welke persoonsgegevens u wenst in te zien. Wij behouden ons het recht voor om administratieve kosten in rekening te brengen voor meerdere opeenvolgende verzoeken. Wij behouden ons ook het recht voor om verzoeken te weigeren die duidelijk ongegrond of buitensporig zijn.



Recht op rechtzetting - U hebt het recht om kosteloos de rechtzetting te vragen van persoonsgegevens die onjuist zijn. Een verzoek om rechtzetting moet vergezeld zijn van een bewijs van de onjuistheid van de gegevens waarvoor rechtzetting wordt gevraagd.



Recht op wissen - U hebt het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist als (a) u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking overblijft; (b) wij wettelijk verplicht zijn om ze te wissen; (c) u met succes gebruik hebt gemaakt van uw recht om bezwaar te maken; (d) ze niet langer noodzakelijk zijn met het oog op de hierboven beschreven doeleinden of (e) de verwerking onwettig is. U dient er echter rekening mee te houden dat wij een verzoek om verwijdering zullen toetsen aan:



a) onze doorslaggevende belangen of die van een derde partij, voor zover wettelijk toegestaan;



b) wettelijke of reglementaire verplichtingen of bevelen van de overheid of van een rechterlijke instantie.



In plaats van verwijdering kunt u ons ook vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken als en wanneer (a) u de juistheid van dergelijke gegevens betwist, (b) de verwerking onwettig is, of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de hierboven beschreven doeleinden, maar u ze nodig hebt om uzelf te verdedigen in een gerechtelijke procedure.



Recht van bezwaar - U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, maar u moet uitleggen welke ernstige en legitieme redenen in verband met uw bijzondere omstandigheden een dergelijk bezwaar rechtvaardigen. Deze uitleg is niet nodig als u bezwaar maakt tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor direct-marketingdoeleinden.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid - U hebt het recht om een kopie te vragen van de persoonsgegevens die u ons digitaal hebt verstrekt met uw toestemming of voor de uitvoering van een contract, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat.



Hoe kunt u uw rechten uitoefenen - Als u een verzoek wilt indienen om een of meer van de hierboven vermelde rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar privacy@reynaers.com voor alle aangelegenheden in verband met de rechten van de betrokkenen. Een e-mail waarin om de uitoefening van een recht wordt verzocht, mag niet worden opgevat als toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor zover die verwerking verder gaat dan wat nodig is om uw verzoek te behandelen.



In dat verzoek moet u duidelijk vermelden en specificeren welk recht u wenst uit te oefenen en de redenen daarvoor, als de wet dit vereist. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn, en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart om uw identiteit te bewijzen. Wij vragen dit om te voorkomen dat onbevoegden misbruik maken van uw rechten.



Wij zullen u onverwijld van de ontvangst van dit verzoek op de hoogte stellen. Als het verzoek gegrond blijkt te zijn, stellen wij u hiervan op de hoogte zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is en uiterlijk binnen dertig (30) dagen na ontvangst van het verzoek.



Als u een klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met ons opnemen via het in de eerste alinea van deze clausule genoemde e-mailadres. Als u niet tevreden bent met ons antwoord, staat het u vrij om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, met name de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).